Phần mềm quản lý khách sạn phổ biến

- Tất cả điểm bán hàng đều thể hiện trên sơ đồ màn hình riêng của mình và đều có tích hợp các thiết bị như order điện tử, tích hợp với thẻ từ mở cửa của khách.
- Phân hệ quản lý bán hàng(POS) trong phần mềm quản lý khách sạn có khả năng đáp ứng mọi loại hình bán hàng như:
Nhà hàng(Restaurant), Quầy bar(Lobby bar), Điểm bán cafe ngoài trời, siêu thị minimart, Quầy lưu niệm(Ghift shop),Massage & Spa, Karaoke, GYM, bể bơi, dịch vụ cho thuê tắm biển...
- Tất cả các điểm bán hàng đều được kết nối, kế thừa thông tin với nhau một cách chặt chẽ và liên tục.
- Khách sử dụng dịch vụ tại điểm bán hàng này có thể thanh toán tại quầy hoặc chuyển sang bộ phận khác thanh toán như chuyển qua bộ phận lễ tân.
- Phân hệ tạo ra quy trình chặt chẽ từ lúc yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách, tới bộ phận thực hiện, tất cả dịch vụ đều được chuyển một cách tự động tới bộ phận thu ngân để lập hóa đơn cho khách một cách thông suốt và chính xác.
- Các mặt hàng liên quan tới kho hàng đều được kết nối tự động tới kho hàng tương ứng hoặc nhiều điểm bán hàng có chung một kho hàng.
- Hệ thống kết xuất báo cáo khi hết ca làm việc như doanh số bán hàng trong ca, số lượng hàng hóa/ dịch vụ bán ra, báo cáo công nợ chuyển sang bộ phận khác, báo cáo nộp tiền...
- Hệ thống báo cáo doanh thu & lãi lỗ cho trưởng bộ phận hay ban quản lý giúp định hướng được về hàng hóa/ dịch vụ được tốt hơn, từ đó tăng doanh thu cho khách sạn, resort.
- Liên kết một cách chặt chẽ tới bộ phận kho hàng, làm giảm thất thoát hàng hóa/ nguyên vật liệu. Với một mặt hàng bán ra hệ thống tự đưa vào báo cáo xuất bán hàng tại kho kể cả những nguyên vật liệu trong định mức của hàng bán.

1. Nhân viên phục vụ bàn tiếp nhận yêu cầu của khách.
2. Cập nhật món theo yêu cầu trên thiết bị order(máy tính bảng, pda, smartphone).
3. Hệ thống tự tách order tới bếp(các món ăn), tới quầy pha chế(đồ uống). Theo thứ tự order của nhân viên. Trường hợp khách đặc biệt có thể để chế độ ưu tiên để phục vụ trước.
4. Bộ phận bếp/ pha chế nhận order tự động từ máy in tại bếp/ quầy pha chế.
5. Phục vụ nhận món ăn/ đồ uống đồng thời lấy phiếu order kèm theo mang cho khách, phiếu order để tại thu ngân.
6. Trường hợp khách hủy order trước khi chế biến, phục vụ bàn hủy tại thiết bị order hệ thống tự động in phiếu hủy order để quản lý.
7. Khách thanh toán hóa đơn, thu ngân in phiếu thanh toán(hệ thống tự động cập nhật hóa đơn từ danh sách order của khách).
8. Hóa đơn hiển thị chi tiết danh sách order của khách hàng một cách tự động. Điều này giúp bộ phận kế toán kiểm soát chặt chẽ về thất thoát hàng bán.
9. Trường hợp khách có thẻ VIP được cấp bởi hệ thống phần mềm khách sạn Intelio. Khách đưa thẻ VIP cho thu ngân kiểm tra. Hệ thống tự nhận thẻ VIP, đưa thông tin chi tiết về thẻ VIP. Tự động cập nhật chính sách ưu đãi của thẻ vào hệ thống.
10. Khách thanh toán tại quầy, thu ngân nhập chi tiết tiền tệ khách thanh toán. Một hóa đơn có thể thanh toán theo nhiều đơn vị tiền tệ, nhiều phương thức thanh toán.
11. Trường hợp khách thanh toán chuyển qua bộ phận lễ tân tại khách sạn/ resort. Khách cần xuất trình thẻ phòng để thu ngân chứng thực thông tin phòng & tên khách.
- Nếu khách không được phép chuyển thanh toán(do kinh doanh hoặc lễ tân bật tính năng "no-post" khi đó thu ngân sẽ từ chối việc chuyển thanh toán, yêu cầu khách thanh toán tại quầy.
- Được phép cho khách ghi nợ và chuyển qua lễ tân. Hệ thống tự động đưa thông tin phòng, tên khách và chuyển hóa đơn tự động qua lễ tân.
12. Khách cũng có thể thanh toán bằng chính thẻ phòng, trong trường hợp có đặt cọc khi check in. Hệ thống tự động kiểm tra số tiền còn dư trên thẻ để chấp nhận việc thanh toán.
13. Hết ca làm việc hệ thống đóng ca, đưa ra báo cáo:
- Báo cáo doanh số bán hàng trong ca
- Báo cáo về tiền mặt, tiền thanh toán bằng thẻ...
- Báo cáo công nợ chuyển thanh toán qua bộ phận lễ tân.
- Báo cáo số lượng hàng bán trong ca, số lượng còn tồn.
14. Thu ngân thực hiện thao tác đóng ca:
- Hệ thống khóa lại các giao dịch
- Chuyển tồn cuối của ca sang ca sau
- In danh sách các bàn dang dở cho ca sau.
15. Bàn giao báo cáo, tiền mặt trong quỹ cho kế toán.
- Kế toán kiểm tra bill thanh toán có kèm theo danh sách order của từng bill
- Trường hợp có sai lệch bộ phận thu ngân cần điều chỉnh hoặc phải đền bù theo quy định.
- Sau khi kết quả đã chính xác. Kế toán chập nhận đóng ca
- In báo cáo kết quả hàng bán, tỷ lệ lãi lỗ.
- In báo cáo tồn hàng nguyên vật liệu(hệ thốngk tự động trừ hàng xuất nguyên vật liệu theo định mức tại hệ thống).
16. Quản lý bộ phận nhận báo cáo tổng hợp từ thu ngân & kế toán.