Phần mềm quản lý khách sạn phổ biến

Phân hệ quản lý thu ngân giúp thu ngân quản lý các khoản tiêu dùng của khách hàng, kiểm tra & báo cáo đầy đủ về các dịch vụ của khách một cách dễ dàng, thuận tiện, chính xác nhất. Kết thúc mỗi ca làm việc hệ thống phần mềm khách sạn Intelio đưa ra báo cáo giao ca như:
- Báo cáo giao ca về tiền mặt chi tiết theo từng ngoại tệ, từng tài khoản của khách hàng.
- Báo cáo theo dõi công nợ khách hàng.
- Báo cáo thu tiền đặt cọc trong ca.
- Báo cáo các khoản tiền của khách chuyển giao cho cac tiếp theo.
- Báo cáo thực thu trong ca chi tiết cho từng khoản doanh thu như: Tiền phòng, minibar, nhà hàng/ quầy bar, du lịch...
- Báo cáo các khoản đã chi.
- Báo cáo tồn quỹ cuối ca.
- Kết xuất dữ liệu chuyển giao cho bộ phận kế toán.
- Đóng ca làm việc.

1. Đăng nhập với tài khoản của mình trên phần mềm khách sạn.
2. Tiếp nhận các hồ sơ, tài liệu từ ca trước chuyển sang.
3. Hoàn tất & chuẩn bị tài liệu cho khách chuẩn bị nhận phòng.
4. Cập nhật dịch vụ trong quá trình khách lưu trú.
5. Các bộ phận bán hàng cập nhật phiếu & chuyển thanh toán tới lễ tân/ thu ngân. Trong trường hợp này hết ca làm việc bộ phận lễ tân/ thu ngân phải nhận bàn giao các phiếu từ bộ phận khác chuyển sang. Check lại số phiếu, tổng tiền và chữ ký khách hàng để kiểm chứng khi khách thanh toán. Mọi phiếu của phòng nào để tập trung tại tệp hồ sơ của phòng đó.
6. Kiểm tra sổ thu chi khách hàng để theo dõi về việc thanh toán theo quy định của khách sạn. Đồng thời có thể trả lời rõ ràng các câu hỏi của khách hàng liên quan tới các khoản tiêu dùng trên hóa đơn của họ.
7. Kiểm tra lại các hóa đơn phụ tại quầy, đối chiếu với bảng folio trên hệ thống xem có sai lệch hay thiếu sót để kịp thời cập nhật, điều chỉnh.
8. Theo dõi tất cả chi phí trong ca của mình đồng thời cập nhật kịp thời trên hệ thống phần mềm.
9. Xử lý quy trình khách thanh toán:
- Nhận thẻ phòng/ thẻ từ hay khóa từ khách.(Trường hợp dùng hệ thống khóa thẻ từ, khi check out hệ thống sẽ tự động xóa trắng thẻ mở của của khách đồng thời ghi ngay thẻ cho bộ phận dọn phòng)
- Chuyển số dư tài khoản từ phòng khách sang đoàn hay từ phòng khách này tới phòng khách khác khi có yêu cầu hoặc theo quy trình bộ phận đặt phòng đưa ra. Tất cả thông tin đã có từ trước đều có sẵn trên hệ thống phần mềm.
- Kiểm tra về dịch vụ minibar, cước điện thoại...khi khách có yêu cầu check out.
- Tách hay gộp hóa đơn khi khách yêu cầu hay theo quy trình đã có sẵn từ bộ phận đặt phòng.
- Kiểm tra tiền khách đã đặt cọc(Đã hiển thị trên hóa đơn khi khách đặt cọc)
- In hóa đơn cho khách kiểm tra.
- Cập nhật hay điều chỉnh folio nếu có sai sót hoặc thiếu theo đúng quy trình của khách sạn.
- Cập nhật thanh toán theo đúng thực tế khách thanh toán như thanh toán tiền mặt ngoại tệ, tiền mặt VNĐ, chuyển khoản, thanh toán bằng thẻ, công nợ...
- Nhận lại niên hóa đơn có chữ ký của khách để bàn giao cho kế toán khi giao ca.
- Check out khách trên hệ thống.