Phần mềm quản lý khách sạn phổ biến

- Phân hệ quản lý buồng phòng giúp bộ phận phòng cập nhật & theo dõi trạng thái buồng phòng một cách thường xuyên nhất mà không cần phải liên hệ hay gọi điện tới bộ phận lễ tân, bộ phận đặt phòng.
- Hệ thống tự động hiển thị các trạng thái phòng một cách hoàn toàn tự động.
- Mọi trạng thái phòng từ bộ phận đặt phòng, bộ phận lễ tân đều được hiển thị theo thời gian thực tới sơ đồ phòng của bộ phận buồng phòng.
- Các thao tác dọn phòng, cập nhật phòng bẩn, phòng không sử dụng được cũng được chuyển một cách tự động theo thời gian thực từ bộ phận buồng phòng tới bộ phận lễ tân, đặt phòng.
Đối với khách sạn, resort có số lượng phòng lớn, hệ thống có hỗ trợ cập nhật trạng thái phòng cho nhiều phòng cùng lúc trên cùng một giao diện phần mềm.
- Cập nhật các phiếu minibar, giặt là trực tiếp từ màn hình buồng phòng đồng thời chuyển tự động tới bộ phận lễ tân.
- Quản lý nhập xuất về hàng đặt phòng. Hệ thống cho phép quản trị định mức về hàng đặt phòng theo hai phương thức.
+ Định mức hàng đặt phòng theo phòng như 2 chai nước miễn phí cho 1 phòng khách/ 1 đêm...
+ Định mức theo khách lưu trú trong phòng như 1 bàn chải + 1 lọ kem đánh răng/ 1 khách/ 1 đêm...
Qua việc định mức này giúp quản trị kiểm soát được lượng hàng đặt phòng xuất đi theo thực tế có chênh lệch so với định mức tiêu chuẩn của khách sạn không?
- Quản lý các đồ hư hỏng trong phòng.
- Báo cáo theo dõi doanh thu tại bộ phận buồng phòng.
- Báo cáo chi tiết hàng xuất minibar, theo dõi hàng tồn kho minibar.
- Báo cáo chi tiết hàng xuất đặt phòng, tồn trong kho tại bộ phận buồng phòng.
Ngoài ra hệ thống hiển thị một cách tự động về số lượng phòng sắp tới check in, chuẩn bị check out, số lượng phòng lưu trú, số lượng phòng bẩn...Qua đó giúp bộ phận phòng chuẩn bị nhân lực để thực hiện nhiệm vụ của mình được tốt hơn.

Hiện nay các hãng tổng đài điện thoại đã phát triển tính năng hiện đại, chuyên biệt cho khách sạn mà chi phí không cao có thể áp dụng cho mọi khách sạn mà trước đây chỉ áp dụng được cho khách sạn, resort 4-5 sao.
Khi cập nhật phiếu minibar, trạng thái phòng thông thường dọn phòng phải gọi bộ đàm hoặc ghi phiếu tới trực phòng hoặc tới bộ phận lễ tân để cập nhật trên hệ thống phần mềm.
Với hệ thống tổng đài hỗ trợ tính năng này, phần mềm quản lý khách sạn Intelio đã tích hợp giúp dọn phòng có thể cập nhật trực tiếp từ điện thoại bàn trong phòng khách bằng một vài thao tác bấm phím.

- Cập nhật phiếu minibar, giặt ủi trên điện thoại bàn:
Để thuận tiện sử dụng tính năng này thông thường khách sạn đã có danh sách mặt hàng đặt tại phòng, khi đó việc đánh số thứ tự danh sách chính là mã số của mặt hàng đó để dọn phòng dễ nhớ và cập nhật trên phím điện thoại.
VD: 01 - Ken, 02 - Suối, 03 Snack...Khi khách sử dụng 2 ken, 1 snack khi đó dọn phòng chỉ cần bấm phím *1[mật mã]02010103#. Hệ thống sẽ tự động cập nhật phiếu minibar với số lượng 02 chai Ken,01 snack.
Quy tắc *[mã minibar][mật mã][sl][mh]:[mã minibar] là ký tự số được quy định ở VD trên số 1 thể hiện cho minibar, [mật mã]Mật mã thường từ 3-5 số do khách sạn quy định để tránh việc trùng hợp khi khách bấm điện thoại, [sl] số lượng mặt hàng khách sử dụng thường để 2 ký tự, [mh] chính là số thứ tự trên danh sách tại phòng, thường 2 ký tự.

- Cập nhật trạng thái phòng:
Hệ thống định nghĩa mã trạng thái theo người dùng như: 10 phòng bẩn, 11 phòng có đồ bị hư hỏng, 12 phòng không thể sử dụng được(out of order), 13 dọn phòng...
Như vậy để cập nhật trạng thái một phòng rất đơn giản qua việc bấm phím trên điện thoại phòng.
VD: Cập nhật trạng thái đã dọn phòng 201, nhân viên dọn phòng chỉ cần bấm phím *2[mật mã]13# trên điện thoại tại phòng 201. 2 là quy định về trạng thái phòng, [mật mã] là mã quy định của khách sạn, 13 mã số trạng thái dọn phòng. Khi đó hệ thống tự động chuyển trạng thái phòng 201 sang phòng sạch, sẵn sàng đón khách.